各系：
毕业生档案是高校学生在校期间学习及生活的最原始记录，各系书记、辅导员、班主任都应重视学生档案的建档工作。为切实做好2006届毕业生档案收集与归档工作，现将有关事项通知如下：
一、毕业生档案材料的收集与归档
（一）归档材料内容
1、高校毕业生登记表
毕业生登记表上的各个部门意见及签章需完备后，一份以班级为单位，按学号先后顺序放入一个档案袋留存学院档案室，另一份放入学生个人档案袋。（注：各系需在6月8日前将各班毕业生登记表收齐后交学生处审核盖章）
2、高校录取通知书：录取通知书仍在班主任或系部的需将录取通知书放入档案袋
3、学生年度小结
学生年度小结各资料需完备后（每学生三张，班主任意见及系部意见签署完毕），再装入学生个人档案袋。
4、在校三年的学习成绩鉴定（参照2005年教务处统一格式，打印后由系部、教务处盖印后方为有效。）
5、党团资料：包括学生入党申请书、入党积极份子材料、团员资料等
6、其它可供组织参考且有保存价值的材料。
（二）归档注意事项
1、归档材料必须是办理完毕的正式文件材料，应做到完整真实，文字清楚，手续齐备，规定应由组织审查盖章的材料。
2、档案材料须用碳素墨水和蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写，不得交送复印件，也不得在档案材料中圈圈点点或涂改。
3、以上需归档的材料齐全完备后，请在档案袋封面用黑色钢笔打“√”，并注上份数及张数。
4、退学或休学学生档案需单独归档，统一装袋，交由学生处存档。
二、因有其他资料需归档，请各系指定专人负责档案收集与归档工作（注意保密），并于6月22日前按学号顺序把应归档的材料整理完毕后送交学生处。
学 生 处
2006年5月23日
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